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《高等学校档案管理办法》解读

2020-08-05 09:24:30 admin 45

《高等学校档案管理办法》解读

  

  2008年8月20日 ,《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部、国家档案局第 27 号令)颁布,该办法自2008年9月1日起施行,原《普通高等学校档案管理办法》同时废止。《高等学校档案管理办法》是对原《普通高等学校档案管理办法》的一次重要修定,那么,新颁布的《高等学校档案管理办法》(以下简称《新管理办法》)相比原《普通高等学校档案管理办法》(以下简称《旧管理办法》)新在何处,下面就其关键条款一一进行解读,以飨读者。

 

1、对高等学校档案进行了重新定义。《旧管理办法》所称的高等学校档案是指“对高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”而《新管理办法》则规定了高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高等学校的主体是教师和学生,《旧管理办法》片面强调了教师和教学,而忽视了学生和学习,教育以学生为本,学生以学习为本,《新管理办法》对此进行了修订,招生是高等学校学生档案积累的第一个环节,学生类档案对学生具有重要的查考价值,高等学校档案机构应该为学生服务,这是《新管理办法》以人为本,面向学生开展服务的重要体现。这改变了高校档案机构原来高高在上的姿态,揭开了高校档案馆的神秘面孔,是高校档案机构服务人性化的一个重要体现和新要求。档案信息是高校档案的灵魂,而形式载体是高校档案的物理载体,“皮之不存,毛将焉附”,随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化,这对高校档案机构提出了新要求,高校档案工作人员的素质和技能也得到了新的考验,《新管理办法》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位。

2、理顺了高校档案工作的领导体制。《旧管理办法》中规定:“高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导,同时接受国家各级行政管理部门的指导、监督与检查。”也就是说,高校档案工作的“婆婆”们有“各级教育行政管理部门”、“有关业务主管部门”以及“国家各级行政管理部门”,这种表述上的行政隶属关系不清,业务指导关系不明,层次界定不清晰,多重领导,多级监督等问题,在实际中造成了高校档案工作游历于整个国家档案工作体制之外的不良局面,不利于高校档案工作的整体发展。《新管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作,”“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查,”减少了高校档案工作的“婆婆”,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确、操作性强,高校档案工作从此有了“主心骨”。另外,《新管理办法》规定:“高校档案工作由高等学校校长领导”,“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作,”同时规定了高等学校校长在领导档案工作中的主要职责。这既明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,又照顾到高校档案工作中存在的由分管校长领导的实际,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,从整体上提高了高校档案工作在学校工作中的地位,高校档案工作有了“高等学校校长”这个“强硬后台”,会非常有利于高校档案工作的发展。

3、高校档案机构设置成为高等学校自主行为,淡化了高校档案机构的职级。《旧管理办法》中规定:“高等学校设立档案馆须经主管部门批准,并报所在地档案行政部门备案”,“凡全日制在校生规模三千人以上为副处级,三千人以下为正科级”,“档案馆为系处级建制”。《新管理办法》取消了高校设立档案馆报批制度,高校档案馆设置成为高校自主行为,只要符合条件,即可自主设置档案馆。并根据实际修订了设立档案馆的标准,从高校扩招以来,5000 人以上的门槛显然太低,因此,《新管理办法》规定了“全日制在校生规模在 1万人以上”,方可设立档案馆,并且取消了对高校档案机构职级的规定,强化了高校档案机构事业单位的本色。

4、明确了高校档案工作人员的待遇,彰显了对档案工作者的人文关怀。《新管理办法》取消了《旧管理办法》中规定的综合档案室主任可由校长办公室副主任兼任的制度,保持了高校档案机构主要负责人的独立性,综合档案室不再成为校长办公室、党政办公室等的“边角料”,高校档案机构,尤其是综合档案室从此真正成为独立建制,为改变往日的建制依附关系提供了法律依据。《新管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”档案工作人员不再成为高校工作人员中的“边缘群体”,从此可以斗志昂扬地站在第一线为高等学校的发展做出贡献,并且可以理直气壮地要求享受同学校教学、科研和管理人员一样的待遇。这个规定可以从根本上改变目前高等学校档案机构中广泛存在的因为待遇低、工作累、默默无闻等原因所造成了档案工作人员学历层次低、男女工作人员比例失调、工作积极性差等不利于高校档案工作发展的局面,为高校档案工作人员吃了一粒“定心丸”,必将为高校档案工作的大发展奠定人才基础。同时,《新管理办法》规定“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施,防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助,”这使多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒有害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。

5、规范了高等学校档案管理工作,充实完善了《高等学校实体分类法》。《新管理办法》改变了《旧管理办法》中要求“高等学校应建立和完善归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料保存,”“高等学校应做到各项工作与档案工作实行‘ 四同步 '管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作”,而把工作重点放在“建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平,”并且根据档案工作的实际要求“对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”,显示了档案工作与时俱进的精神。《新管理办法》还充实完善了文件材料归档范围,调整了《旧管理办法》同《高等学校实体分类法》不相吻合的部分,并对分类做了补充完善。《旧管理办法》在1989 年 10 月 10 日颁布,规定高等学校文件材料的归档范围为党政管理类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类九大类。 1993 年 11 月16 日,原国家教委又颁布了《高等学校实体分类法》,《高等学校实体分类法》把高等学校档案分为党群、行政、教学工作、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像十一大类。《旧管理办法》同《高等学校实体分类法》有明显出入,在实际操作过程中造成了一定程度上的混乱。《新管理办法》根据《高等学校实体分类法》对高等学校文件材料的归档范围做了调整和补充,规定高等学校文件材料的归档范围分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类十一大类,并规定“高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围”,为高等学校档案机构保留了一定的操作空间。尤其引人注目的是,《新管理办法》的文件材料归档范围中增加了学生类档案的归档,明确规定了学生档案归档案馆或综合档案室管理,对学生类档案的充分重视,有利于克服目前各高校中广泛存在的学生档案管理的混乱局面。《新管理办法》在归档的载体形式中增加了电子载体,并增加了电子文件归档的新要求。由于档案的不可再生性,档案的鉴定和销毁一直是一件必须严肃对待的事情,《旧管理办法》规定“高校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意,并造册报经校领导批准后,予以销毁。”《新管理办法》对档案鉴定和销毁采取了更为慎重的态度,规定“对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。”档案鉴定不再由高校档案部门进行,转为由“有关部门”进行,这个“有关部门”很可能是指档案形成部门,这减轻了高校档案部门在档案鉴定和销毁过程中的责任和压力,更加切合档案鉴定和销毁操作的实际。《新管理办法》对档案保护技术的要求突破了传统的修裱技术,主张采用先进的档案保护技术,包括“对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。”这开拓了档案保护技术的新天地,很可能成为高校档案机构的一项重要的新业务。《新管理办法》规定“高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长报告,及时处理”,再次表明了校长是高校档案管理的第一责任人,对高校档案安全负有不可推卸的领导责任。

6、改变了档案利用开放的方式,兄改变,是高校档案机构适应社会需要,主动服务社会,响应《政府信息公开条例》的生动体现,必将更好地发挥高校档案信息资源的作用和价值。《新管理办法》中专门提到了“加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力”,从此,加盖高校档案机构公章的档案复制件等同原件有了法律依据,解决了长期存在的档案复制件的法律效力问题。《新管理办法》中还有一个涉及重大法律问题的是出具档案证明,长期以来,高校档案机构出具的档案证明似乎必须经过公证机构的公证,才能得到法律上的认可,《新管理办法》对此做出明确规定:“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”,高校档案机构出具的档案证明,从此无须经过公证机构染指。《新管理办法》同时对档案利用收费问题作了明确界定:“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。”此举明确了高校档案机构的社会责任。另外,《新管理办法》还建议“有条件的高校,应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。”这意味着档案学科知识将被更多人了解和掌握,档案人才的来源将更加多元化。

7、信息化专项经费的设立为高校数字档案馆建设提供了更好的条件保障。随着社会信息化的发展,数字校园的建设,数字档案馆建设箭在弦上,但经费的短缺成为高校数字档案馆建设的瓶颈。《新管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆( 室 )建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”此举如果能够得到认真落实,高校档案信息化建设必将取得突飞猛进的发展。

8、奖励和处罚规定更加明确。《旧管理办法》对档案工作中的奖励和处罚问题蜻蜓点水,几笔带过。《新管理办法》则对奖励和处罚进行了细化和比较明确的规定,表彰和奖励的对象增加了单位,奖励的范围也有所扩大。在应该处罚的行为中,明确把“不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的”视为违法行为,这为高校档案机构在档案收集过程中的顽疾下了一剂猛药,必将大大促进高校档案的收集工作。

9、扩大了管理办法的适用范围。《旧管理办法》中规定:“本办法适用于普通高等学校。其他高等学校可参照执行。“参照执行”的规定在指导思想上造成了办法施行过程中普适性及通用性的局限,在高校档案实践中造成了实际执行中的不一致性。《新管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,不容置疑地涵盖了所有类别的高等学校,扩大了管理办法的适用范围,保证了《新管理办法》在高校档案工作中的权威性和严肃性。

当前,高校档案工作正处于发展的关键时期,面临许多新问题和新挑战,亟需对原来的相关法规进行规范和完善,并根据实际需要增加新的内容,以指导高等学校的档案工作。新《高等学校档案管理办法》的颁布和施行必将开创高等学校档案工作的新局面。


学习参考资料:陕西师范大学档案馆赵豪迈